NotebookLM の共有機能を使いこなす | 使い方から活用方法まで徹底解説

NotebookLMの共有機能は、単なる情報の共有にとどまらず、チームの生産性向上や組織の知識を資産として蓄積していくための強力なツールです。

本記事では、NotebookLMの共有機能について、その基本的な使い方から、ビジネスや学習での高度な活用術、そして共有時に直面しがちな問題の解決策まで、網羅的かつ実践的に解説します。この記事を読むことで、読者はNotebookLMの共有機能を自身のワークフローに効果的に取り入れ、「使いこなす」ことができるようになるでしょう。

NotebookLM 共有機能の概要：誰と何を共有できる？

NotebookLMの共有機能は、対象や相手、権限を細かく設定できることが特徴です。共有の基本を理解することで、より安全かつ効率的に共同作業を進めることが可能になります。

共有できる対象：ノートブック全体、チャットのみ

NotebookLMの共有機能は、単にPDFやドキュメントといった特定のファイルではなく、それらの情報源（ソース）と、AIとの対話履歴全体を含んだ「ノートブック」を共有できる点がユニークな点です¹。これにより、共有相手は情報源を参照しながら、AIが生成した要約や回答、さらには会話の文脈を包括的に理解することができます。

さらに、アップグレード版である「NotebookLM in Pro」では、「チャットのみ」を共有する機能が追加されます¹。これは、元となる情報源を非公開にしたまま、AIが要約した会話履歴や回答だけを共有する機能です。この機能は単なる利便性の向上にとどまらず、情報開示の範囲をより細かく制御できるという点で、特に機密情報を扱うビジネスシーンにおいて極めて重要な意味を持ちます。例えば、専門家がリサーチした内容を要約し、その結論だけをクライアントに共有する際、元データ（ソース）へのアクセス権を与えずに、AIが生成したインサイトだけを渡すことが可能になります。これにより、企業はセキュリティを確保しつつ、情報共有の効率を最大化できます。

共有できる相手：特定の人、リンクを知っている全員

NotebookLMでは、共有したい相手を以下のつの方法で指定できます。

• 特定の人と共有する： 相手のGoogleアカウント（メールアドレスや連絡先）を指定して共有する方法です⁴。
• リンクを知っている全員と共有する： ノートブックの公開リンクを発行し、そのリンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようにする方法です¹。

なお、無料版の個人アカウントでは、リンク共有は「リンクを知っているGoogleアカウントのユーザー全員」に限定される場合があります¹。

共有時の基本設定（権限の種類）

共有する際には、相手に付与するアクセス権として「閲覧者」と「編集者」の種類を選択できます¹。

• 閲覧者（Viewer）：ノートブックの内容を閲覧したり、AIチャットで質問したり、要約を生成したりすることは可能ですが、情報源の追加や変更はできません¹。
• 編集者（Editor）：作成者と同等の権限を持ち、情報源の追加や削除、メモの編集や削除など、共同で作業を進めることができます¹。

これらの権限を適切に設定することで、情報の管理と共同作業のバランスを細かくコントロールすることが可能です¹。

PC版とモバイル版の共有機能の違い

NotebookLMはPCのブラウザ版とモバイルアプリ版で利用できますが、共有機能についてはPCからの操作の方が詳細な設定が可能です⁴。例えば、モバイルアプリからも共有操作は可能ですが、筆者の検証では、PC版で行えるような編集権限のカスタマイズや公開範囲の細かい設定はできないようでした⁴。チームでの共同編集や詳細な権限管理を行いたい場合は、PC版の利用が推奨されます。

NotebookLM で共有機能を活用するメリット

NotebookLMの共有機能は、単なる情報伝達の手段を超え、組織やチームの働き方を根本的に変える潜在力を持っています。

シームレスな情報共有と共同編集

NotebookLMでは、複数人が同じノートブックで同時に作業できます¹。これにより、企画書作成、議事録の要約、リサーチ結果のまとめなど、チームでのさまざまな共同作業がスムーズに進みます¹。リアルタイムでの共同編集機能により、離れた場所にいるメンバーとも効率的にプロジェクトを進められるため、全員が常に最新の情報にアクセスし、足並みをそろえることが可能になります¹。

知識の集約と継承

業務マニュアルや研修資料、議事録などを一つのノートブックにまとめ、チームや組織全体で共有することで、必要な情報を一元管理できます¹。これは単なる「情報の集約」ではなく、「生きたナレッジベース」の構築を意味します。例えば、新入社員は分厚いマニュアルをすべて読み込む必要はなく、AIにチャットで質問するだけで必要な情報に即座にアクセスできます¹。これにより、個人の知識やノウハウの共有が促進され、特定の社員に業務が集中する「属人化」を防ぐことができます¹⁰。

チームでの生産性向上

NotebookLMは、膨大な情報の中から必要な部分をAIが迅速に抽出・要約するため、情報整理にかかる時間を大幅に短縮できます¹³。これにより、従業員は情報検索の手間から解放され、より本質的なコア業務や創造的な作業に集中できるようになります¹¹。結果として、組織全体の生産性向上に大きく貢献します。

属人化の解消とナレッジベース構築

NotebookLMは、社内マニュアルや就業規則、FAQなどを集約し、AIが回答してくれる「ナレッジベース」として機能します¹⁵。これにより、担当者への問い合わせが減り、経理や総務といったバックオフィス部門の業務負荷を軽減できます¹²。組織全体のナレッジを共有し、誰もがアクセスできる状態にすることで、特定の個人に依存しない強固な組織文化を醸成することにつながります。

NotebookLM のノートを共有する具体的な方法

NotebookLMのノートブックを共有する具体的な手順は、非常にシンプルです。

ステップ1：共有したいノートブックを開く

まず、共有したい情報や資料をまとめたノートブックを開きます。

ステップ2：ノートブックの右上にある共有ボタンを選択する

ノートブックの画面右上にある「共有」ボタンをクリックします⁴。

共有方法1：特定の人と共有する

この方法では、特定のユーザーにのみアクセス権を付与します。

1. 共有設定のポップアップウィンドウが表示されたら、共有相手のメールアドレスや連絡先を入力します⁴。
2. 権限のプルダウンメニューから「閲覧者」または「編集者」を選択します⁴。
3. 必要に応じてメッセージを追加し、「送信」をクリックします。

共有方法2：リンクを知っている全員と共有する

この方法では、公開リンクを発行し、そのリンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようにします。

1. 共有設定のポップアップウィンドウで、「リンクを知っている全員」のセクションを見つけます¹。
2. プルダウンメニューをクリックして、アクセス権を「リンクを知っている全員」に設定します¹。
3. 「リンクをコピー」をクリックし、メールやチャット、SNSなどで共有したい相手に送信します¹。
4. この方法で発行されたリンクは、原則として読み取り専用（閲覧者権限）となります⁸。

PC版とモバイル版での操作手順の比較

PC版では画面右上の「共有」ボタンから詳細な権限設定や共有リンクの管理が直感的に行えます。一方、モバイル版では、外出先で気になったWebページや動画などをワンタップでノートブックに追加できるなど、情報収集に特化した共有機能が提供されています⁴。ただし、前述の通り、詳細な権限設定はPC版に比べると限定的です。

【表】共有方法と権限設定の比較表

ユーザーが自身のニーズに合わせて最適な共有方法を選択できるよう、以下に主要な共有方法とその特徴をまとめます。

共有方法	共有相手	付与できる権限	主な用途	注意点	対応プラン
特定の人と共有	Googleアカウントを持つ個人、チームメンバー	閲覧者、編集者	チームでの共同編集、特定の共同研究者との情報共有	メールアドレス指定が必要。Gmail以外のメアドには招待が必要な場合がある5。	無料版、Pro版
リンクを知っている全員と共有	リンクを知っているGoogleアカウントユーザー（無料版）または、誰でも（Pro版）	閲覧者（原則）	全社向けのナレッジベース公開、授業資料やガイドの公開、不特定多数への情報共有8	ノートブックは読み取り専用となる場合が多い8。リンクの無効化が可能6。	無料版、Pro版

共有解除と権限変更の方法

一度共有したノートブックの権限を変更したり、共有を停止したりする作業も簡単に行うことができます。

共有済みユーザーの権限を変更する

共有を停止したいノートブックを開き、画面右上の共有アイコンをクリックします¹。表示される共有設定のポップアップウィンドウで、共有済みのユーザー一覧が表示されます¹。権限を変更したいユーザーの名前の横にあるプルダウンメニューをクリックし、「閲覧者」または「編集者」を選択し直すことで、権限を簡単に変更できます¹。

共有を停止する

共有の停止方法は、設定によって異なります。

• 特定ユーザーとの共有を停止する方法：共有設定のポップアップで、共有を停止したいユーザーの名前の横にある権限設定のプルダウンメニューをクリックし、「アクセスを削除」を選択します¹。これにより、そのユーザーはすぐにノートブックにアクセスできなくなります。
• リンク共有を停止する方法（アクセス権を制限付きに戻す）：共有設定のポップアップで「リンクを知っている全員」のセクションにあるプルダウンメニューをクリックし、アクセスを「制限付き」に変更します¹。これにより、リンクを知っている誰でもアクセスできる状態が解除されます。不要になった共有リンクは、即時無効化することが推奨されます⁶。

アップグレード版「NotebookLM in Pro」でできること

NotebookLMの無料版でも強力な共有機能を利用できますが、アップグレード版「NotebookLM in Pro」では、さらに高度な機能と利用制限の拡大が提供されます。

NotebookLM in Pro で使える機能

Pro版では、無料版の全機能に加え、より多くのソース、クエリ、ノートブックが利用可能になります³。具体的には、音声概要、ビデオ概要、レポート、クイズ、フラッシュカードなどの生成回数が大幅に増加し、より大規模な情報管理や学習に耐えうる仕様となります³。さらに、以下のプレミアム機能が追加されます³。

より詳細な共有設定

Pro版では、単に「閲覧者」や「編集者」といった基本的な権限設定だけでなく、「チャットのみの共有」など、ノートブック全体ではなく特定の要素に絞った共有が可能です¹。この機能は、情報開示の範囲をより細かくコントロールし、セキュリティを確保したい場合に特に有効です¹。また、有料プランにアップグレードすることで、グループ共有の上限が拡大し、企業での大規模利用に対応できます⁶。

使用状況の分析

Pro版の大きな特徴の一つが、共有したノートブックの使用状況を分析できる機能です³。具体的には、ノートブックにアクセスしたユーザー数や、AIに行ったクエリの回数などを閲覧できます³。これは、単にナレッジベースを「作る」だけでなく「育てる」ための重要なフィードバックループを構築するものです。アクセス数やクエリ回数という具体的なデータを可視化することで、情報提供者はユーザーのニーズを正確に理解し、「どの情報がよく参照されているか」「どんな質問が多いか」を把握できます。これにより、コンテンツの改善や新しい情報の追加といった意思決定をデータに基づいて行うことが可能になります。

【表】無料版とPro版の機能比較

以下に、無料版とPro版の主要な機能と制限の比較をまとめます。

機能項目	無料版の制限	Pro版の制限
ノートブック数	最大個	最大個
ソース数	ノートブックごとに最大個	ノートブックごとに最大個
1日のクエリ数	最大回	最大回
音声/ビデオ生成数	1日あたり最大回	1日あたり最大回
プレミアム機能	なし	高度な共有設定、ノートブック分析、高度なチャット設定3

ビジネスで NotebookLM を最大限に活用するなら Google Workspace がおすすめ

企業がNotebookLMを導入する際、Google Workspaceアカウントで利用することが推奨されます¹⁸。Google Workspaceアカウントで利用する場合、企業の利用規約に準拠した状態でNotebookLMを利用できるため、エンタープライズレベルのデータ保護やコンプライアンス要件を満たしやすくなります³。

また、Googleドキュメントやスライドとのシームレスな統合が可能で、既存のワークフローを大きく変えることなく、情報を一元管理できます¹⁵。企業データはモデルのトレーニングに使用されることはなく、ノートブックを共有しない限り、情報源は非公開のまま保持されます³。これは、機密情報を扱うビジネスシーンでの導入障壁を下げる重要な要素であり、セキュリティとプライバシーを重視する企業にとって、NotebookLMをビジネスインフラの一部として位置づける核心的な利点となります。

NotebookLM 共有機能の活用術

NotebookLMの共有機能は、個人の生産性を高めるだけでなく、チームや組織全体での情報共有と協力を劇的に向上させます。以下に、具体的な活用事例をいくつかご紹介します。

企画・ブレインストーミングでの活用

新しい企画を考える際、市場トレンドや競合分析、ユーザーニーズの資料などをノートブックにアップロードし、チームメンバーと共有します¹。AIに「市場トレンドから新しいプロモーション施策のアイデアを提案して」と質問させることで、複数の資料を横断的に分析した新たな視点やアイデアを瞬時に得ることができます¹⁵。これにより、参加者はより創造的な議論に集中でき、ブレインストーミングの時間を短縮できます¹。

研究・学習グループでの情報共有

論文の資料、講義ノート、共同レポートのドラフトなどを一つのノートブックにまとめ、グループメンバー間で共有します¹。各自が調査した内容を追記したり、AIに疑問点を質問したりすることで、効率的に知識を深め、共同作業を円滑に進めることが可能です¹。

組織全体で使用するガイドやヘルプセンターを作成

各部署からのFAQ、業務マニュアル、ITガイドなどをノートブックとして作成し、関連部署や全社員に共有します¹。新入社員のオンボーディング資料としても活用でき、AIによる検索や要約機能を使えば、必要な情報に素早くアクセスできるようになります¹。これにより、情報検索の手間を削減し、組織全体の生産性向上に貢献します¹。

【シーン別】具体的な活用事例

• 議事録の共有と要約：会議の議事録や音声データをアップロードし、チームメンバーと共有します⁵。AIに「決定事項を箇条書きでまとめて」と指示することで、重要なポイントを見逃さずに簡潔な議事録を作成できます¹⁵。
• 社内FAQ・ナレッジベースの構築：従業員からのよくある質問（「年末調整で必要な書類は？」など）を集約し、ノートブックとして共有します¹²。これにより、担当者への問い合わせが減り、業務負荷を軽減できます¹²。
• 社内研修資料の作成：研修資料をNotebookLMに入れ、AIに「この資料からFAQを作成して」や「この内容に関するクイズを作って」と指示することで、新入社員の学習を効率化する資料を自動で生成できます¹⁵。
• 営業チームでの情報共有：製品情報、競合分析、市場調査レポートなどを一元管理し、共通のナレッジベースとして活用します¹⁷。これにより、チーム全体で顧客への回答精度を向上させ、より良い意思決定を支援します¹⁷。
• 顧客サポートマニュアルの作成：ヘルプセンターの記事、FAQ、製品ドキュメントなどを集約します¹⁷。顧客サポート担当者がAIに質問するだけで、膨大なマニュアルから迅速に回答を得られるようになり、顧客対応の効率が向上します¹⁷。

NotebookLM で共有できない時のチェックリスト

共有機能を利用しようとした際に問題が発生した場合、原因は多岐にわたります。以下に、考えられる原因と解決策を体系的にまとめたチェックリストを提示します。

【表】共有トラブルの原因と解決策一覧

問題	考えられる原因	解決策
ノートが共有できない	共有設定の不備20	共有設定を確認し、適切な権限（閲覧者、編集者）が設定されているか修正する10。
	共有相手がGoogleアカウントを持っていない10	共有相手がGoogleアカウントを持っているか確認する。Gmail以外のメアドには招待が必要な場合がある5。
	共有リンクの問題20	共有リンクを再発行するか、メールアドレスで直接招待してみる6。
「サービスが許可されていません」と表示される	組織のITポリシーによる利用制限6	IT管理者や部門リーダーに問い合わせて、NotebookLMの利用が許可されているか確認する6。
	アカウントの利用制限21	Googleアカウントが正常な状態か、年齢制限（歳以上）を満たしているか確認する21。
	ブラウザの拡張機能やVPNによる制限10	セキュリティ関連の拡張機能やVPNを一時的に無効にして試してみる10。
全般的なトラブル（反応が遅いなど）	不安定なインターネット接続21	Wi-Fiルーターの再起動や有線接続への切り替えを試す21。
	ブラウザの問題10	ブラウザのキャッシュとクッキーをクリアする、シークレットモードで試す、別のブラウザで試す10。

共有相手のアカウント・権限設定を確認する

共有がうまくいかない場合、まず最初に確認すべきは共有相手のアカウントと権限設定です。NotebookLMの共有機能は、基本的に相手がGoogleアカウントを持っていることを前提としています¹⁰。また、共有設定で「閲覧者」や「編集者」といった適切な権限が付与されているかを確認することも重要です²⁰。

ブラウザ・インターネット接続の問題を解決する

共有トラブルの多くは、ブラウザやネットワーク環境に起因する場合があります。インターネット接続が不安定でないか確認し、Wi-Fiルーターの再起動などを試します²¹。それでも解決しない場合は、ブラウザに保存された古いデータが問題を引き起こしている可能性があるため、キャッシュやクッキーをクリアし、再度ログインしてみることが有効な対処法です¹⁰。

組織のITポリシーやアカウントの利用制限を確認する

Google Workspaceなどの組織アカウントでNotebookLMを利用している場合、IT管理者が外部への共有を制限している可能性があります⁶。共有ボタンが表示されない場合は、まず組織のITポリシーを確認するか、管理者に問い合わせるのが最も確実な解決策です⁶。また、NotebookLMは

歳以上のユーザーを対象としており、アカウントの年齢確認が完了しているかどうかも確認が必要です²³。

著作権問題とアカウント停止のリスク

共有機能はコンテンツを拡散する強力な力を持つ一方で、それに伴う法的・倫理的責任も発生します。共有するコンテンツが著作権を侵害していないか、十分に確認する必要があります²。Googleは、著作権侵害の申し立てに厳格に対応するポリシーを掲げており、著作権などの知的財産権を繰り返し侵害した場合はアカウント停止措置がとられるリスクがあることを理解しておくべきです²。これは、単なる技術的なトラブル解決法を超え、デジタルツールを安全かつ倫理的に使用するための重要な心得です。

まとめ

本記事では、NotebookLMの共有機能について、その多岐にわたる側面を詳細に解説しました。NotebookLMの共有機能は「誰と何を」共有するかを細かく設定でき、特にPro版では「チャットのみ共有」や「ノートブック分析」といった高度な機能が利用できることが特徴です。

また、これらの機能は、情報共有、共同編集、ナレッジベース構築といった多岐にわたるメリットをもたらします。企画、研究、社内マニュアル作成など、多様なシーンで活用することで、チームや組織の生産性を大幅に向上させることが可能です。

共有時にトラブルが発生した場合は、本記事で提示したチェックリスト（権限設定、ブラウザ、アカウント状態、組織ポリシーなど）を順に確認することで、迅速な解決が期待できます。

NotebookLM共有機能の未来と展望

今後、Googleはモバイルアプリ経由で撮影した画像や音声メモから自動的にノートを生成する機能など、さらなる利便性向上を検討しています²⁴。また、ノートブックの内容からAI生成動画を作成する「Video Overview」といった機能もロードマップに挙げられており³、NotebookLMが今後さらに高度な情報共有・ナレッジマネジメントツールへと進化していく可能性を示唆しています。

本記事で得た知識を活かし、まずは身近なプロジェクトやチームでNotebookLMの共有機能を試してみてはいかがでしょうか。無料版から始め、必要に応じてPro版へのアップグレードやGoogle Workspaceとの連携を検討することで、より効率的で創造的なワークフローを構築できるでしょう。